Kişisel Verileri Koruma Kurumu, kişisel verilerin eldesi sırasında veri sorumlularının yapması gereken açıklama ve bildirimlerin içeriği ve yöntemi hakkında daha ayrıntılı düzenlemeler yapmıştır. Bu bildirimler, açık, sade ve basit bir dilde sunulmaları koşuluyla bir dizi yöntemle yapılabilir. Gerçekten de, ilgili kişinin talebi ve açık rıza almaya ilişkin olarak uygulanabilecek kanuni istisnalar dikkate alınmaksızın kişisel verilerin işlendiği her durumda bildirim yapılmalıdır.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) Madde 10 uyarınca kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi tarafından aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir. Bilgilendirme asgari olarak aşağıdaki unsurları içermelidir;
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
- Veri öznesinin hakları
Bu kapsamda, aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) 10 Mart 2018 tarihli 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
Tebliğ ile açıklanan hususları aşağıdaki şekilde özetlemek mümkündür:
- Aydınlatma yükümlülüğü sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle yerine getirilebilir.
- Veri öznesinin açık rızası ile veya KVKK’daki istisnalar kapsamında işlendiği fark etmeksizin, kişisel verilerin işlendiği her durumda aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi gerekmekte ve bu yükümlülüğün yerine getirilmesi veri sahibinin talebine bağlı olmamaktadır.
- Kişisel veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için aydınlatma yükümlülüğü ayrıca yerine getirilmelidir.
- Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir.
- Veri sorumlusunun farklı birimlerinde kişisel veriler farklı amaçlarla işleniyorsa, aydınlatma yükümlülüğü her bir birim nezdinde ayrıca yerine getirilmelidir.
- Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.
- Sicile kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, sicile açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır.
- Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında açıklanacak kişisel veri işleme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, genel nitelikte ve muğlak ifadelere yer verilmemelidir. Gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır.
- Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ilgili kişiye yapılacak bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
- Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken KVKK Madde 5 ve Madde 6’da belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işleme yapıldığının (hukuki sebep) belirtilmesi gerekmektedir.
- Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir.
- Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir.
- Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir.
- Kişisel verilerin veri öznesi dışında bir kişiden elde edilmesi halinde aydınlatma yükümlülüğü:
- Kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,
- Kişisel verilerin ilgili kişiyle iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda bildirim ilk iletişim kurulması esnasında,
- Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde ise bildirim en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada
yerine getirilmelidir.
Tebliğ’in tam metnine bu linkten ulaşabilirsiniz.
