Ticari Elektronik İleti Nedir?
Gerçek ve tüzel kişilerin ticari faaliyetleri doğrultusunda mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak ya da işletmesinin tanınırlığını arttırmak amacıyla elektronik iletişim araçlarıyla yapılan her türlü ticari iletişimi ticari elektronik ileti olarak kabul edilmektedir. Telefon, çağrı merkezleri, faks, otomatik arama makineleri, akıllı ses kaydedici sistemler, elektronik posta, kısa mesaj hizmeti gibi vasıtalar kullanılarak elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçlarla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli iletiler ticari elektronik ileti kapsamına girmektedir.
Nasıl Ticari Elektronik İleti Gönderebilirim?
6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun (“ETK”) uyarınca; belirli istisnalar dışında, ticari elektronik iletiler, alıcılara[1] hizmet sağlayıcılar[2] tarafından ancak önceden onayları alınmak kaydıyla gönderilebilmektedir. Onay gerektirmeyen durumlar aşağıdaki şekilde özetlenebilir (birlikte “İstisnalar” olarak anılır”):
- Temin edilen mal veya hizmetlere ilişkin değişiklik, kullanım ve bakıma yönelik ticari elektronik iletiler.
- Devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumu ile tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat veya benzeri durumlara ilişkin bildirimleri içeren iletiler ile hizmet sağlayıcıya ilgili mevzuatla getirilen bilgi verme yükümlülüğüne yönelik iletiler.
- Tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletiler
- Sermaye piyasasına ilişkin mevzuat uyarınca aracılık faaliyetinde bulunan şirketlerce müşterilerine bilgilendirme amaçlı gönderilen ticari elektronik iletiler.
Ticari elektronik ilerilerin zorunluğu içeriği ve zorunlu ret imkanlarına yönelik detaylar Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ile düzenlenmiştir. Hizmet sağlayıcılar ile aracı hizmet sağlayıcıların, ticari iletişimleri çerçevesinde Yönetmelik hükümlerini mutlak surette dikkate alması gerekmektedir.
[1] Tüketiciyi ya da meslekî veya diğer amaçlarla hareket eden gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.
[2] Elektronik ticaret faaliyetinde bulunan gerçek ya da tüzel kişileri ifade etmektedir.
İleti Yönetim Sistemi (“İYS”) Nedir?
Ticari iletişim süreçlerine yönelik uygulamada yaşanan sıkıntılar sebebi ile T.C. Ticaret Bakanlığı tarafından ulusal bir ticari elektronik ileti yönetim sisteminin kurulmasına karar verilmiş ve bu konuda Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği görevlendirilmiştir. 4 Ocak 2020 tarihli ve 30998 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile getirilen değişiklikler ile İYS hukuki zeminine kavuşmuştur. İYS’nin kullanımına yönelik yapılan değişiklikler, 16 Ocak 2021 tarihi itibariyle yürürlüğe girecektir.
İYS, Yönetmelik’te; ticari elektronik ileti onayı alınmasına, reddetme hakkının kullanılmasına ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesine imkân tanıyan sistem olarak tanımlanmıştır.
İleti Yönetim Sistemi;
- Hizmet sağlayıcılar bakımından; arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipte ileti onaylarını saklayıp yönetmeye
- Alıcılar bakımından; (i) verdikleri onayları görüntülemeye, (ii) izinsiz gönderimleri şikâyet etmeye ve (iii) onay ve ret bildirimleri yapabilmeye
- Kamu bakımından; ileti şikâyetlerini ve şikâyete konu iznin durumunu görüntülemeye
imkan veren bir ulusal veri tabanı sistemidir.
İYS’nin Kurulmasıyla Neler Değişti?
İYS’nin kurulması ile tüm ticari elektronik ileti onayları, tek bir platform üzerinde saklanacak ve yönetilebilecektir.
Ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişilerin 1 Aralık 2020[1]’ye kadar İYS’ye kaydolması zorunlu hale gelmiştir.
Aynı doğrultuda, 16 Ocak 2021 tarihi itibarıyla, İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemeyecek ve 1 Aralık 2020’ye kadar İYS’ye kaydedilmemiş onaylar ise geçersiz sayılacaktır.
Ticaret Bakanlığı, belirlenen tarihleri hizmet sağlayıcıların niteliği ile ticari elektronik ileti onay sayılarının büyüklüğünü göz önünde bulundurarak altı ay ertelemeye yetkilidir.
[1] İlk kayıt tarihi 31 Ağustos 2020 olarak belirtilmiş, erteleme sonrası son tarih 1 Aralık 2020 şeklinde belirlenmiştir.
ONAY SÜREÇLERİ:
Tacir veya esnaf olan alıcılar için ise kişilerin elektronik iletişim adresleri hizmet sağlayıcı tarafından İYS’ye kaydedilir ve ticari ileti gönderimi yapılmadan önce gönderilecek gruba dair İYS üzerinden alıcıların ret hakkını kullanıp kullanmadığı kontrol edilir.
İYS’nin açılması ile birlikte ticari elektronik ileti alıcılarından onaylar İYS üzerinden de alınabilecektir. İYS katma değerli hizmet olarak çeşitli iletişim kanalları üzerinden onay alma hizmetlerini hizmet sağlayıcılara sunacaktır.
Bu kapsamda, alıcı onayları:
- Fiziksel ortamda imzayla
- Elektronik ortamda
- İYS yoluyla
alınabilir duruma gelmiştir. Öte yandan alıcı, her zaman İYS’nin internet sitesi yada e-devlet uzantısı ile vermiş olduğu onaylara erişip tercihlerinde değişiklik yapabilecektir.
İYS dışında herhangi bir yöntemle alınan onaylar, hizmet sağlayıcı tarafından üç iş günü içerisinde İYS’ye kaydedilmelidir. Aksi takdirde, alınmış olan onay İYS’ye kaydedilmediği için geçersiz kabul edilecektir.
Hizmet sağlayıcılar usulüne uygun olarak almış olduğu ticari ileti onaylarını İYS’ye (i)manuel olarak, (ii).csv dosyalarıyla toplu halde veya (iii)İYS API üzerinden teknik entegrasyon yoluyla yüklemelidir. Hizmet sağlayıcılar tarafından sadece onaylı elektronik iletişim adreslerini sisteme yüklenmelidir. İYS’de kaydı bulunmayan elektronik iletişim adresi aynı zamanda ret anlamı taşımaktadır.
Hizmet sağlayıcılar bu onayları sisteme “beyan” usulü yükleyecek olup onay alındığını belgeleyen belgelerin sisteme yüklenmesi gerekmemektedir. İYS’ye yüklenen geçmiş tarihli tüm onaylara dair ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcıdadır.
Sisteme yüklenecek onaylar ise aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- İletişim adresi
- İzin türü (onay/ret)
- İzin tarihi
- İletişim kanalı (arama/mesaj/e-posta)
- İzin kaynağı
RET SÜREÇLERİ:
Hizmet sağlayıcılar, alıcıların ret bildiriminde bulunabilmesi için ticari elektronik iletide erişilebilir iletişim adreslerine yer verme yükümlülüğü altındadır. Ticari elektronik ileti hangi iletişim kanalıyla gönderildiyse ret bildirimi de kolay ve ücretsiz bir şekilde olmak üzere aynı iletişim kanalıyla sağlanmalıdır. Ret bildirim imkânı, gönderilen her ticari elektronik iletide yer almalıdır aksi takdir de şikayete konu olabilecektir.
Hizmet sağlayıcılar, ret süreçlerini kendileri dizayn edip İYS’ye işleyebileceği gibi, İYS’den katma değerli hizmet olarak çıkış hakkı hizmetlerinden faydalanabileceklerdir.
Çıkış hakkını kendi sistemleri ile yöneten hizmet sağlayıcılar, kendilerine iletilen ret bildirimlerini üç iş günü içerisinde İYS’ye yüklemelidir.
ŞİKÂYET SÜREÇLERİ:
Şikâyet başvuruları, mevcut yöntemlerin yanı sıra, İYS üzerinde de yapılabilecektir. Şikâyet başvurularının ön incelemesi de İYS üzerinden yapılacaktır.
GÜVENLİK:
Hizmet Sağlayıcılar, İYS ile kendilerine verilen kısa mesaj, e-posta veya arama onaylarını zaman damgalı olarak ve elektronik imza ile sistem üzerinden kayıt altına alabilecek ve sistem üzerinden güvenli olarak saklayıp, ilgili takipleri sistem üzerinden gerçekleştirilebilecektir.
Alıcılar, İYS’yi, üye olma zorunluluğu olmaksızın, doğrudan kullanmaya başlayabilecek ve tüm ticari iletişim onaylarını başkaca bir işleme gerek kalmaksızın tek bir platform üzerinden takip edebilecek ve yönetebileceklerdir.
Hizmet Sağlayıcılar tarafından İYS’ye yüklenen verilere yalnızca (i)hizmet sağlayıcıların kendisi, (ii) gerekmesi halinde kamu ve yetkilendirme olması halinde Hizmet Sağlayıcı adına çalışan aracı hizmet sağlayıcı şirketler erişebilmektedir. İYS personeli ve/ veya diğer hizmet sağlayıcıların Hizmet Sağlayıcılar tarafından girilip kaydedilen verilere erişim yetkisi bulunmamaktadır.
İYS Süreci Nasıl İşleyecektir?
İYS kayıt süreci aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
- Hizmet sağlayıcılar için kayıt başvuruları Mart 2020 itibariyle açılmıştır.
- 1 Aralık 2020 tarihine kadar hizmet sağlayıcılar mevcut onaylarını İYS’e aktarmakla yükümlüdür. Aksi takdirde usule uygun alınmış olan eski tarihli onaylar geçersiz sayılacaktır.
- Sürenin sonunda İYS tarafından alıcılara onayların İYS’ye yüklendiği ve 16 Ocak 2021 tarihine kadar kontrol edilmediği takdirde bu onayların geçerli sayılacağı ile reddetme imkanının İYS üzerinden kullanılabileceğine dair bir ileti gönderilecektir.
- İzinlerin aktarılmasının son tarihi olan 1 Aralık 2020 tarihi itibariyle, İYS’nin alıcılar ve kamu için açılması beklenmektedir. Alıcılar, İYS’ye kaydedilen onayları 16 Ocak 2021 tarihine kadar kontrol edecektir. Bu sürenin bitiminden sonra gönderilen ticari elektronik iletiler onaylı kabul edilir.
Hizmet Sağlayıcılar İYS’ye nasıl başvuracaktır?
İYS’ye başvuru İYS’nin internet sitesi üzerinden e-devlet veya e-imza ile yapılmaktadır. MERSİS kaydı olmayan hizmet sağlayıcılar ise IYS’nin belirttiği kurumsal adrese gerekli bilgi ve belgeleri göndererek başvuru yapabilmektedir.
Başvuru aşamaları aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
- Başvuru formunun doldurulması ve gerekli belgeler ile iletilmesi
- İYS tarafından oluşturulan “Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi”nin yetkili kişi tarafından imzalanması
- İYS tarafından başvurunun onaylanması akabinde Hizmet Sağlayıcı hesabının açılması
İYS’ye başvuru için gerekli bilgi ve belgeler aşağıdaki gibidir[1]:
- Hizmet sağlayıcılar için;
- Başvuru formu
- MERSİS numarası,
- Ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri[2],
- İmzalı temel hizmetler kullanım taahhütnamesi.
- Yetkili kişi için;
- T.C. kimlik numarası,
- Cep telefonu numarası,
- Kurumsal e-posta adresi.
[1] Yazılı başvurular için değişiklik gösterebilecektir.
[2] Hizmet Sağlayıcılar İYS üzerinden tescil edilmiş markalarına yönelik ileti süreçlerini ayrı ayrı yürütülebileceklerdir. Bu durumda marka tescil belgelerin de başvuruda sunulması gereklidir. Bu durumda, marka bazında sahip olunan kayıtlı elektronik iletişim adresi sayısı da talep edilir.
Alıcılar İYS’yi nasıl kullanır?
Alıcıların İYS’ye kayıt olma zorunluluğu bulunmamaktadır.
Alıcılar sistemi, İYS Web, İYS Mobil, çağrı merkezi, kısa numara, kısa link ve e-Devlet kapısı üzerinden kullanabilecektir. İYS, alıcılar açısından ücretsiz olarak hizmet vermektedir.
Alıcılar, sisteme üye olarak kullanımlarını optimize edip, tek bir kullanıcı hesabıyla birden fazla iletişim adresi için onay, ret ve şikâyet süreçlerini yönetebileceklerdir.
İYS Aracı Hizmet Sağlayıcılar Açısından Neler Getirdi?
İYS’nin oluşturulması ile hizmet sağlayıcılar ile birlikte aracı hizmet sağlayıcılara da İYS’ye yönelik yükümlülükler getirilmiştir. Bu kapsamda, 16 Ocak 2021 tarihi itibariyle aracı hizmet sağlayıcılar;
- Ticari elektronik ileti gönderimine ilişkin sistemini İYS ile uyumlaştırır.
- İYS’ye kayıt olmayan hizmet sağlayıcılara ait ticari elektronik iletilerin gönderimini başlatmaz. Bu kapsamda, Hizmet sağlayıcının talimatı doğrultusunda ticari elektronik ileti gönderimini yapacak olan aracı hizmet sağlayıcı, ileti gönderimine başlamadan önce İYS üzerinden alıcıların onayının olup olmadığını kontrol etmekle yükümlüdür.
- Hizmet sağlayıcıların (esnaf ve tacirler hariç) İstisnalara yönelik bir ileti gönderimi yapmak istemesi halinde, aracı hizmet sağlayıcı bu yönde bir beyan almakla yükümlüdür.
- Aracı hizmet sağlayıcı, alıcıların abonelik hattını kapatmaları halinde İYS’ye bu durumu bildirir.
- Hizmet sağlayıcının talimatı doğrultusunda ileti gönderimini başlatan aracı hizmet sağlayıcı, şikâyet başvurularına konu iletilere ilişkin bilgi ve belge taleplerini İYS üzerinden on beş gün içinde yanıtlar.
Aracı hizmet sağlayıcıların sorgulama yükümlülükler, e-posta kanalı ile yürütülen ticari iletişim süreçleri için geçerli değildir.
İYS Düzenlemelere Aykırılığın Sonuçları Nelerdir?
Hizmet sağlayıcılar açısından en önemli risk, izinlerin geçerliliğini kaybetmesidir. 1 Aralık 2020 tarihine kadar İYS’ye aktarılmayan izinler geçersiz kabul edilecektir. Bu durumda, hizmet sağlayıcı sahip olduğu tüm CRM datasını kaybedecek ve ticari iletişim süreçleri açısından alıcılardan tekrardan izin almak zorunda kalacaktır.
Buna ek olarak, İYS ile ilgili yükümlülüklerine aykırı davran hizmet sağlayıcılar ETK uyarınca idari para cezası ile karşı karşıya kalabilecektir.