Türkiye Noterler Birliği, tacirler ve kooperatifler tarafından tutulması gereken defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirleyen, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından 19 Aralık 2012 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in uygulanmasına dair 11 Kasım 2015 tarihli bir genel yazı yayımlamıştır.
Genel Yazı, konuya ilişkin bir önceki genel yazıyı yürürlükten kaldırmış ve uygulamada tereddütte sebep olan bazı durumlara ilişkin açıklamalar getirmiştir.
Genel Yazı kapsamında açıklama getirilen hususların bir kısmını aşağıdaki şekilde özetlemek mümkündür:
- Limited şirketlerde müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi bunun için ayrıca tutulan bir müdürler kurulu defterine de yazılabilir. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulduğunda, bu defter açılış ve kapanış onayları da dâhil olmak üzere anonim şirketlerdeki yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümlere tâbidir. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması hâlinde, müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.
- Pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yeterli yaprağı bulunması hâlinde, bu defterler izleyen hesap döneminde de açılış onayı yapılmaksızın kullanılabilecektir. Buna karşın yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defter-i kebirin yeterli yaprağı bulunması hâlinde, bu defterler yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilenmesi suretiyle kullanılmaya devam edilebilecektir.
- Kuruluş sırasında sadece ticaret şirketlerinin yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranacaktır. Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin, kuruluş sırasındaki açılış onaylarında ise ticaret sicili tasdiknamesi aranmayacaktır.
- Kuruluşu izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onaylarında ise hem ticaret şirketlerinin hem de gerçek ve tüzel kişi tacirlerin ticaret sicili tasdiknamesi aranacaktır.
- Ticaret sicili tasdiknamesinde yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmaması halinde, geçmiş tarihli sicil tasdiknameleri de kullanılabilecektir. Onay yenileme işleminde de sicil tasdiknamesinin sunulması gerekmektedir.
- Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; kanuni saklama süresi içinde yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle zıyaa uğrarsa, tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden zayi belgesi verilmesini isteyebilir.
- Kapanış onayına tabi defterlere ilişkin olarak, kanuni süreler içinde yaptırılamayan kapanış onayı, aynı yılın sonuna kadar da yaptırılabilir. Bu şekilde kapanış onayını yapan noterin herhangi bir sorumluluğu yoktur. Söz konusu prensipler, kanuni sürelerinde yaptırılamayan yenileme onayları ve açılış onayları için de geçerlidir.
- Geçmiş yıllara ait defter tasdikinin yaptırılması mümkün değildir. Ancak, bir evvelki yıl faaliyete başlama tarihi veya ek defter son tasdik gününün üzerinden ek bir aylık sürenin geçmediği hallerde sadece bir önceki yıl için defter tasdiki yapılabilir.
- Türk Ticaret Kanunu’nda öngörülen idari para cezaları saklı kalmak kaydıyla, bir önceki yıl onay yenilemesi yapılmayan, şirket tarafından kullanılmaya devam edilen yönetim kurulu karar defterinin bir sonraki yıl ara onayı yapılabilir.
- Pay defterinin daha önce hiç tutulmaması halinde, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir pay defteri oluşturulabilir ve bu deftere, yeni tasdik ediliyormuş gibi açılış onayı yapılması gerekmektedir.
- Açılış onayı yaptırılacak deftere yazılacak taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı bilgisi, buna ilişkin bir belge aranmadan, ilgilinin beyanına göre yazılacaktır.
Genel Yazı’nın tam metnine bu linkten ulaşabilirsiniz.
